信息化是推動學(xué)校治理能力和治理體系現(xiàn)代化的重要手段，而完善的采購管理體制機制、健全的采購管理制度體系是做好采購管理信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。以山東大學(xué)為例，學(xué)校通過建立采購管理體制和運行機制，構(gòu)建“1+N”的采購制度體系，有效運用信息化手段，科學(xué)助推采購工作從粗放管理到精細管理的轉(zhuǎn)型，為新時期學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供了有力保障。
體制機制方面，學(xué)校實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級負責”的采購管理體制，建立“招標采購管理中心、歸口部門、基層單位”職責清晰、運行順暢的三級采購管理運行機制。學(xué)校成立招標采購管理委員會統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全校采購工作，具體項目實施由資產(chǎn)與實驗室管理部等七大采購歸口部門分類管理，采購權(quán)限按照三段式采購限額標準，分工協(xié)作、分級負責。
制度建設(shè)方面，以銜接國家采購新政策、服務(wù)新形勢下采購管理需要為目標，推動制度“廢改立”，構(gòu)建采購制度體系的“四梁八柱”，最終形成與學(xué)校實際相適應(yīng)的“1+N”的采購管理制度體系。“1”是指《山東大學(xué)采購管理實施辦法》，是學(xué)校采購工作統(tǒng)領(lǐng)性文件，“N”是各類采購相關(guān)管理制度，包括限額標準，評審專家、供應(yīng)商等采購活動當事人的管理制度，科研儀器設(shè)備采購管理制度等。
信息化建設(shè)方面，堅持以制度為綱、以流程為線，重新梳理招標采購業(yè)務(wù)流程，以“公開、透明、可追溯”為原則，一校三地共同部署，搭建“集約、兼容、高效”的招標采購管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購項目全流程覆蓋，招標采購工作動態(tài)管理、自動通知。為提高采購工作效率，“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑腿”，采購信息系統(tǒng)入口接入學(xué)校統(tǒng)一信息化管理平臺，并與OA辦公、資產(chǎn)、財務(wù)、人事、后勤等系統(tǒng)互聯(lián)互通，充分實現(xiàn)部門之間的信息共享，實現(xiàn)多部門協(xié)同。采購申請人只需登錄一個系統(tǒng)，填報一次申請，便可實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動推送，超時自動催辦等一系列功能，大幅提高了審批效率。目前，已建成包含采購計劃與意向公開、項目申請與審批、采購執(zhí)行、專家管理、供應(yīng)商管理、評標室管理、信息統(tǒng)計等多個功能模塊的集約智能化采購管理平臺，實現(xiàn)了采購管理全流程線上審批。經(jīng)統(tǒng)計分析，新系統(tǒng)上線后，采購審批時間平均縮短約50%。
招標采購管理系統(tǒng)建立了政府采購計劃與意向模塊，由用戶線上提交采購內(nèi)容、項目預(yù)算、預(yù)計采購時間等采購計劃與意向信息，經(jīng)審核完成后通過信息發(fā)布接口自動將采購意向推送至學(xué)校門戶網(wǎng)站。采購申請可與采購計劃、意向進行關(guān)聯(lián)，抓取相關(guān)信息，實現(xiàn)采購計劃、意向和采購申請的有效銜接。
同時，組建了山東大學(xué)評標專家?guī)欤捎枚喾N形式征集評標專家，嚴格審核專家資質(zhì)，提高評標專家質(zhì)量。目前注冊在庫的各類評標專家已達1300余名，增加了學(xué)校采購限額以上政府采購限額以下采購項目評審專家的可選擇性。專家?guī)煜到y(tǒng)可實現(xiàn)全自動隨機抽取評標專家，“語音+短信”方式通知評標時間、地點等功能，整個抽取工作封閉運行，結(jié)果保密，開標前半小時方可生成專家抽取記錄表。專家?guī)斓氖褂靡环矫鏄O大地提高了工作效率及評審質(zhì)量，另一方面，也有利于避免評審專家與代理機構(gòu)、采購人、投標人中的一方或幾方串通，影響評審的公平性，有效防范廉政風險。
學(xué)校還搭建了全新優(yōu)質(zhì)的山東大學(xué)供應(yīng)商庫，實現(xiàn)供應(yīng)商在線入庫、報名、審核，減輕供應(yīng)商負擔；后臺數(shù)據(jù)庫可與“信用中國”對接，自動查詢獲取信息，實時動態(tài)監(jiān)管供應(yīng)商信用情況，保證入庫供應(yīng)商質(zhì)量，防止存在不良信用記錄的供應(yīng)商給學(xué)校帶來經(jīng)濟隱患，滿足學(xué)校監(jiān)管需要，目前入庫并通過審查的供應(yīng)商有3000余家。
在采購管理系統(tǒng)的搭建和完善過程中，學(xué)校注重將內(nèi)控流程嵌入信息系統(tǒng)中，從而將風險管理與內(nèi)部控制流程電子化，提高工作效率。以學(xué)校采購管理體制機制和制度體系為設(shè)計原則，以“分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)”為主線，采購各環(huán)節(jié)按照內(nèi)部控制要求，建立約束機制，采購項目申請、審批、評審過程、結(jié)果公示等采購全過程留痕；為盡量避免人為操作帶來的風險，我們對流程進行表單化和標準化，以“技防”取代“人防”，可自動檢測流程以及表單是否符合制度規(guī)范；并且，在招標采購管理信息系統(tǒng)中，內(nèi)置了完善的電子監(jiān)察監(jiān)督系統(tǒng)，可實時監(jiān)控、記錄開評標全過程，實現(xiàn)事前預(yù)警、事中監(jiān)督、事后追責的全過程監(jiān)督機制。
為適應(yīng)新時期學(xué)校發(fā)展新要求，學(xué)校積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”模式，與時俱進，著力打造全流程電子招投標系統(tǒng)。電子招投標系統(tǒng)以招標采購管理信息系統(tǒng)為依托，配備電子評標室及其他硬件設(shè)施，實現(xiàn)招標采購全流程信息化、文件無紙化。供應(yīng)商使用專門的投標文件制作工具進行文件閱讀與編輯，利用CA證書對投標文件進行電子簽章與加密，保證電子文件在網(wǎng)上傳輸?shù)陌踩?、合法性。評標專家線上閱覽標書，根據(jù)規(guī)范化的評審細則進行打分，自動計算評審結(jié)果。目前，貨物、工程、服務(wù)類采購項目已逐步推行電子開評標方式，有效提高了采購效率和透明度，節(jié)約了資源和交易成本。
現(xiàn)階段，為推進學(xué)校招標采購“一校三地一體化”管理，在電子招投標系統(tǒng)基礎(chǔ)上，進一步探索遠程異地開評標新模式，積極建設(shè)評標視頻會議系統(tǒng)，打破物理時空屏障，利用視頻會議進行實時無障礙在線溝通。遠程異地開評標依托電子招投標系統(tǒng)，網(wǎng)上開標評標，評審過程音頻、視頻同步傳輸并保存，所有數(shù)據(jù)自動歸集，全程可查可溯。這種方式既可將采購各方當事人從地域上隔離，有利于減少人為因素干擾，破解“熟面孔”等難題，又能實現(xiàn)專家?guī)?、供?yīng)商庫、采購數(shù)據(jù)等信息資源的共享共用，同時也可為學(xué)校拓寬標的尋源范圍、解決地域?qū)＜屹Y源不足等問題，提高采購質(zhì)效。在后疫情時代背景下，將有更廣泛的應(yīng)用場景。
下一步，將繼續(xù)加強信息化建設(shè)，強化采購信息公開，建成標準統(tǒng)一、便捷易行的信息發(fā)布平臺，完善信息發(fā)布審核機制，利用群眾監(jiān)督清理采購管理盲區(qū)，促進采購監(jiān)督常態(tài)化。
（作者單位：山東大學(xué)招標采購管理中心）
